Eventdag

Check-in og scanning

På eventdagen skal adgangen være hurtig og sikker. Bilbaro hjælper med QR-scanning, deltagerlister og tydelig status, så personalet ved hvem der er kommet.

Kort svar

Bilbaro hjælper arrangører med at validere billetter og holde styr på deltagere ved indgangen.

OVERBLIK

Hvad betyder funktionen?

Check-in er processen, hvor en billet kontrolleres ved ankomst. Scanning betyder, at personalet kan scanne billetens QR-kode og se, om den er gyldig. Det forhindrer dobbeltbrug og giver overblik over fremmøde.

Forklaret helt enkelt: check-in og scanning er den del af Bilbaro, der hjælper arrangøren med at få styr på én konkret opgave uden at skulle bruge regneark, løse mails eller manuelle lister ved siden af.

Hvis man er ny arrangør, skal man ikke tænke på teknikken først. Man skal forstå hvad der skal ske, hvilke oplysninger systemet skal bruge, og hvordan det hjælper gæsten eller arrangøren videre. Derfor er funktionen bygget omkring praktiske valg som QR-scanning, Valider billet, Processér scan, Scan-statistik.

Forstå funktionen
SÅDAN VIRKER DET

Sådan bruges den i praksis

Arrangøren åbner eventets check-in-side, scanner billetter eller søger deltagere manuelt. En deltager kan markeres som ankommet, ikke ankommet eller no-show. Scan-statistik viser hvor mange der er tjekket ind.

I praksis betyder det, at arrangøren arbejder trin for trin. Først sættes de vigtigste oplysninger op, derefter bruges funktionen i det konkrete eventflow, og til sidst kan data eller status følges i systemet.

Typiske situationer er Indgang til koncert, Konference check-in, Kontrol af VIP-billetter. Det er netop her funktionen skal gøre arbejdet lettere: færre manuelle beskeder, færre fejl og et mere professionelt flow for både arrangør og deltager.

Se hvordan det bruges
HVORFOR DET BETYDER NOGET

Hvorfor giver det værdi?

Langsom indgang skaber kø og irritation. Et godt check-in-flow gør eventdagen mere rolig. Samtidig får arrangøren data om fremmøde, no-shows og adgang, som kan bruges til evaluering og fremtidig planlægning.

Værdien opstår, fordi funktionen fjerner usikkerhed. Arrangøren kan se hvad der sker, gæsten får en mere tydelig oplevelse, og platformen gemmer de oplysninger, der ellers let ville forsvinde.

Uden et samlet system ender mange arrangører med at bruge separate betalingslinks, Excel-ark, manuelle deltagerlister og mails. Med Bilbaro bliver arbejdet samlet, så næste event kan planlægges på baggrund af fakta i stedet for hukommelse og gæt.

Se værdien for arrangøren

Det får du konkret i Bilbaro.

Her er funktionen brudt ned i de dele, arrangøren faktisk møder i systemet. Målet er, at man hurtigt kan forstå hvad man kan gøre, og hvorfor det er relevant.

Funktion 1

QR-scanning

Det betyder, at arrangøren får en konkret mulighed i systemet, der hører til check-in og scanning. Funktionen hjælper med at gøre arbejdet mere struktureret, så vigtige oplysninger ikke skal håndteres manuelt ved siden af.

Funktion 2

Valider billet

Det betyder, at arrangøren får en konkret mulighed i systemet, der hører til check-in og scanning. Funktionen hjælper med at gøre arbejdet mere struktureret, så vigtige oplysninger ikke skal håndteres manuelt ved siden af.

Funktion 3

Processér scan

Det betyder, at arrangøren får en konkret mulighed i systemet, der hører til check-in og scanning. Funktionen hjælper med at gøre arbejdet mere struktureret, så vigtige oplysninger ikke skal håndteres manuelt ved siden af.

Funktion 4

Scan-statistik

Det betyder, at arrangøren får en konkret mulighed i systemet, der hører til check-in og scanning. Funktionen hjælper med at gøre arbejdet mere struktureret, så vigtige oplysninger ikke skal håndteres manuelt ved siden af.

Funktion 5

Deltagersøgning

Det betyder, at arrangøren får en konkret mulighed i systemet, der hører til check-in og scanning. Funktionen hjælper med at gøre arbejdet mere struktureret, så vigtige oplysninger ikke skal håndteres manuelt ved siden af.

Funktion 6

Markér ankommet

Det betyder, at arrangøren får en konkret mulighed i systemet, der hører til check-in og scanning. Funktionen hjælper med at gøre arbejdet mere struktureret, så vigtige oplysninger ikke skal håndteres manuelt ved siden af.

Funktion 7

No-show-status

Det betyder, at arrangøren får en konkret mulighed i systemet, der hører til check-in og scanning. Funktionen hjælper med at gøre arbejdet mere struktureret, så vigtige oplysninger ikke skal håndteres manuelt ved siden af.

Sådan fungerer det trin for trin.

En ny arrangør skal kunne forstå processen uden at kende systemet på forhånd. Derfor er flowet forklaret som fire enkle trin.

Vælg check-in og scanning i opsætningen eller i det relevante eventflow.
Udfyld de oplysninger, systemet skal bruge, så funktionen passer til arrangementet.
Brug funktionen aktivt før, under eller efter eventet afhængigt af behovet.
Følg resultatet i Bilbaro, så erfaringen kan bruges næste gang.

Hvornår skal arrangøren bruge det?

Brug check-in og scanning når arrangøren vil gøre arbejdet mere kontrolleret, lettere at forklare for gæsten og nemmere at følge op på bagefter.

Eksempel 1

Indgang til koncert

I denne situation hjælper Bilbaro med at samle informationer, handlinger og status ét sted. Det gør det lettere for arrangøren at arbejde professionelt uden at bygge egne manuelle processer.

Eksempel 2

Konference check-in

I denne situation hjælper Bilbaro med at samle informationer, handlinger og status ét sted. Det gør det lettere for arrangøren at arbejde professionelt uden at bygge egne manuelle processer.

Eksempel 3

Kontrol af VIP-billetter

I denne situation hjælper Bilbaro med at samle informationer, handlinger og status ét sted. Det gør det lettere for arrangøren at arbejde professionelt uden at bygge egne manuelle processer.

Eksempel 4

Manuel søgning uden QR

I denne situation hjælper Bilbaro med at samle informationer, handlinger og status ét sted. Det gør det lettere for arrangøren at arbejde professionelt uden at bygge egne manuelle processer.

Eksempel 5

Fremmøderapport efter event

I denne situation hjælper Bilbaro med at samle informationer, handlinger og status ét sted. Det gør det lettere for arrangøren at arbejde professionelt uden at bygge egne manuelle processer.

Ofte stillede spørgsmål om check-in og scanning.

Korte svar skrevet, så både nye arrangører og AI-søgemaskiner kan forstå funktionen hurtigt.

Kan en billet bruges flere gange?

Scanning bør registrere brugen, så personalet kan se hvis en billet allerede er anvendt. Det reducerer risikoen for kopierede billetter.

Kan man søge efter deltagere?

Ja. Hvis en gæst ikke kan finde billetten, kan personalet søge i deltagerlisten og håndtere check-in manuelt.

Relaterede Bilbaro-funktioner.

Interne links hjælper brugeren videre og giver søgemaskiner en tydelig struktur mellem modulerne.

Eventopsætning Events og eventside Billetsalg Billetsalg og checkout Betaling Betaling med Stripe og MobilePay Salg Rabatkoder, early bird og tilbud Marketing Smart links, QR-koder og UTM Marketing Målgrupper og segmenter

Opret, sælg og følg dit event med mere ro.

Bilbaro er bygget til arrangører, der vil have et samlet system i stedet for links, regneark, betalingsløsninger og manuelle deltagerlister spredt over det hele.

Kontakt Bilbaro